業務の属人化を防ぐために必要な業務マニュアル

業務の属人化を防ぐために必要な業務マニュアル

メンズ

属人化の危険性

企業経営において、業務の属人化は多くのトラブルの元となってしまいます。あるプロジェクトをAさん一人で運用していた場合、Aさんが休んでしまうと業務がストップしてしまいますし、退職となれば業務の継続が困難になります。そのため、属人化した業務をわかりやすいようにまとめ、誰でも着手出来る標準化への土台を作ることが大切なのです。

グラフ

業務のマニュアル化は一筋縄ではいかない

業務マニュアルは簡単に作れるものではないのが現状です。業務と並行してマニュアルを作成すること自体簡単ではないですし、ワークフローやプロジェクト特有の仕様を一つずつ文書にしていくことは時間がかかるでしょう。そんなときには、マニュアル制作を外部に委託するという選択肢もあります。

女性

早い段階でマニュアルを作るべし

業務マニュアルの作成は、早ければ早いほど功を奏します。可能であれば、新しいプロジェクトや業務が始まった段階で、マニュアルの雛形のようなものを作成しておくと良いでしょう。業務開始直後から作成するのと1年が経過してから始めるのでは、作成にかかる工数が倍以上違います。

マニュアル作成で大切なポイント

セミナー

専門用語はわかりやすく

マニュアル作成で大切なのは、「新人にも分かる」という事です。専門用語を解説せずに並べてもマニュアルにはならないので、きちんと説明を挟んでわかりやすいマニュアルを作りましょう。誰でも理解できる内容が必須です。

業務の目的をきちんと書く

「業務の目的を100%理解しないまま作業してしまう」のは非常に怖いことです。業務の目的を履き違えていると、トラブルが生じた際に、判断や優先順位を間違えてしまう可能性が高いのです。それを防ぐためにも、作業の方法や仕様だけでなく、理由までもきちんと記述するようにしましょう。

内容が理解できたか確認しよう

業務マニュアルはただ作るだけでは意味がありません。可能であれば、実際に使用してもらって正直な感想をヒアリングするようにしましょう。その結果、浮き出た案を修正することで、より意義のあるマニュアルを作成することが出来ます。

原本は保存し編集を加えたらエビデンスを残す

業務マニュアルは定期的に改訂が必要となります。現場の状況に合わせて随時書き換えを行いましょう。そのためにもマニュアルを作成した際は、バックアップを取り、保管場所を明記することは忘れないようにしましょう。

広告募集中